O que é follow up de rotina? Como fazer?

O follow up de rotina pode ser um aliado poderoso no processo de vendas. E, sim: ele é diferente de um follow up normal, que é feito esporadicamente, sem organização ou planejamento.

Essa prática se baseia em realizar follow up todos os dias, de forma estratégica para conseguir mais clientes e fidelizar os antigos, elevando a sua taxa de compra recorrente.

Se você ainda não sabe porque um follow up de rotina é tão eficaz, continue a leitura até o final e veja como ele pode mudar o seu processo de vendas. 

O que é follow up de rotina?

O significado de follow up é acompanhar. Ou seja, ele é uma prática em que o vendedor retorna o contato com o lead para aumentar as chances de conversão, utilizando técnicas de persuasão e gatilhos mentais variados.

Logo, o follow up de rotina é entrar em contato todos os dias com os leads para criar um relacionamento sólido e duradouro com ele, transformando-o em cliente, é claro.

E isso acontece por meio de organização, planejamento e estratégia. O processo de follow up diário precisa ser sistematizado e eficiente, gerando bons resultados.

O objetivo de qualquer follow up é mostrar-se disponível para ajudar, oferecer informações e tirar possíveis dúvidas. E isso pode ser feito por telefone, por e-mail, pelas redes sociais, por videoconferência, reuniões presenciais e por WhatsApp ou Telegram.

Quer saber como usar o follow up a seu favor? Veja as nossas dicas a seguir.

Como fazer follow up de rotina?

O primeiro conselho é: invista em um software de CRM e ferramentas tecnológicas que ajudam a armazenar dados de clientes, visualizar todo o seu pipeline e indicar o momento certo de realizar follow up de vendas com cada prospect.

Isso é fundamental para se organizar e não se esquecer de ninguém, principalmente se você trabalha com grande quantidade de leads.

  1. Estude o seu funil de vendas

O funil de vendas é a base para você entender em qual estágio da jornada de compra o lead está. Ele acabou de conhecer a empresa? Ele está procurando soluções para seus problemas? Ele sabe o que está precisando? Ou ele já mostrou verdadeiro interesse no seu produto ou serviço e está perto de fechar negócio?

Dessa maneira, o follow up de vendas se torna mais assertivo, já que você saberá qual abordagem será mais adequada em determinado momento.

E mais: já pode separar conteúdos e materiais, como apresentação da empresa, artigos no blog corporativo, e-books ou pesquisas de mercado, para enviar ao prospect logo após o retorno do contato. 

  1. Determine as ações de follow up possíveis

Cada negócio funciona de uma maneira diferente. Logo, cada um deles costuma realizar ações de follow up de vendas de forma distinta também.

Analise quais são as mais praticadas pela sua empresa e quais são viáveis de acordo com o cenário atual do negócio.

Essas ações de follow up podem ser:

  • retornar ligações;
  • enviar e-mails informativos;
  • enviar orçamentos e propostas;
  • marcar reuniões online;
  • visitar presencialmente o cliente;
  • receber a visita do cliente dentro da própria empresa;
  • mandar mensagem por WhatsApp ou Linkedin.

Enfim, o follow up pode ser realizado de várias formas e elas podem se alternar de acordo com a etapa do funil que o cliente se encontra.

  1. Anote todas as informações durante a conversa

Para fazer follow up de rotina é preciso ter assunto, certo? Por isso, a melhor tática é anotar todas as dúvidas, informações e necessidades do prospect enquanto conversa com ele.

Ou seja, veja tudo o que pode fazer pelo cliente e anote para não se esquecer depois. Essa prática ajudará a montar o seu planejamento de follow up e conduzir o lead pelo funil de vendas de modo mais natural e assertivo.

  1. Verifique os resultados no fim da semana

Toda sexta-feira, separe um tempo para verificar todos os follow ups realizados durante a semana. Com tudo devidamente anotado em uma planilha ou inserido em um sistema de CRM, veja o que os clientes solicitaram e programe-se para a semana seguinte.

Mensure também os resultados obtidos e os avanços feitos com os follow ups. Entenda o que deu certo e o que precisa ser ajustado. Quantas vendas foram fechadas? Quantos clientes se interessaram pelo produto ou serviço? Quantos tiraram dúvidas? Quantos pediram para enviar orçamento? Quantos negaram? Entenda e acompanhe.

  1. Faça um planejamento estratégico

Ao fim de cada semana, ou melhor, de um ciclo do follow up de rotina, refaça o seu planejamento estratégico para a próxima semana.

Organize sua agenda com visitas ou reuniões, veja quantas propostas precisa enviar e para quantos clientes entrar em contato.

Não se esqueça de incluir no planejamento os follow ups ativos, que atraem novos leads.

  1. Revise o seu planejamento

Com a mente e o corpo mais descansados do fim de semana, na segunda-feira abra o planejamento feito (na sexta) e confira tudo o que precisa ser executado.

Não se esqueça de seguir o seu plano de ação da semana, adaptando algo se for preciso. E mais: nunca deixe de anotar novas demandas, insights e dúvidas de clientes.

Entenda também que, durante o follow up de rotina, todos os dias aparecem novas tarefas. Por isso, a flexibilidade é importante para encaixá-las na agenda conforme forem surgindo, de acordo com a sua ordem de prioridade.

Esse é um dos maiores benefícios de manter a organização e o planejamento em dia: há como encaixar novas demandas, sem prejudicar o andamento das antigas.

Ou seja, o follow up de rotina é um ciclo: ele acaba na sexta e recomeça na segunda. Ele promove mais oportunidades de vendas e gera maior fidelização de clientes. Afinal, o vendedor se mostra sempre presente e atencioso e constrói um relacionamento de confiança e parceria.

Reforçamos a necessidade de contar com a tecnologia para fazer um excelente follow up de rotina. O sistema de CRM é a base para colocar a prática de follow up em ação.

Por que? Simplesmente porque ele é um baú de informações valiosas, pois coleta e armazena todas as conversas feitas com leads e clientes, emite alerta de compromissos agendados, notifica a necessidade de follow up de rotina, mostra a situação atual do seu pipeline e muito mais.
Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CRO do Agendor, uma plataforma de CRM que atua como um assistente pessoal para equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.

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