O poder das planilhas eletrônicas, vantagens

Quem nunca usou planilhas para gerenciar um negócio, não é mesmo? São muitas as vantagens do uso de planilhas do Excel dentro da gestão empresarial e até mesmo dentro da gestão pessoal.

Ao longo dos anos, a tecnologia vem evoluindo e com ela surgiram mais opções para a funcionalidade de planilhas.

As planilhas, principalmente os controles financeiros, tornaram-se uma ferramenta indispensável na gestão empresarial. No entanto, à medida que a tecnologia avança, não podemos usar apenas um meio de controle.

Veja neste artigo as vantagens de usar o Excel e a necessidade de um bom Curso de Excel Avançado dentro do currículo profissional.

Vamos lá?

Vantagens de usar planilhas para gerenciamento

Há muitas vantagens em usar planilhas, e esse é o primeiro benefício de ser uma ferramenta barata e acessível. Além disso, existem vários modelos de planilhas que podem ser baixados na Internet.

Na verdade, algumas pessoas preferem criar as próprias planilhas, sendo algo possível. Com acesso a um computador e programas como o Excel, planilhas podem ser criadas para todas as ocasiões.

As planilhas são acessíveis e elas podem ser acessadas em quase todos os dispositivos móveis, telefones, tablets, etc. Podemos destacar que uma das maiores vantagens é que o profissional poderá acessar planilhas sem acesso à internet.

A planilha mais utilizada é a planilha de Controles Financeiros. Porém, algumas empresas têm as suas próprias versões de planilhas para inúmeras funções.

Entre essas funções estão: fluxo de caixa, controle financeiro, giro de estoque, planilha de gastos diários, taxas de fornecedores, cálculo de impostos, gestão de vendas e outras funções. Aqui está um resumo dos benefícios:

  1. Liberdade
  2. Existem modelos prontos
  3. Várias funções
  4. Pode ser acessado offline
  5. Economia de custos

É certo que algumas empresas preferem usar planilhas gratuitas para evitar custos de software. Alguns empresários também afirmam que usar planilhas pode economizar diversos custos de treinamento, porém eles estão errados, é muito importante que todas as empresas invistam em Curso de Excel para aperfeiçoar os conhecimentos de seus funcionários.

De fato, as planilhas estão no mercado há vários anos, e o Excel, por exemplo, existe há mais de três décadas. Isso resultou no uso pesado de diversas ferramentas de criação para empresas mais tradicionais.

Desvantagens

As planilhas têm diversas vantagens, porém também há algumas desvantagens. Para alguns profissionais, lidar com eles não é fácil porque eles têm fórmulas complicadas. Outra desvantagem é que é difícil de analisar, especialmente por longos períodos de tempo.

Suponha que a empresa geralmente gerencie controles anuais durante os quais fornece planilhas. Às vezes, há muita informação e a análise começa a levar muito tempo.

A busca por informações em planilhas também é um ponto negativo. Você precisa usar atalhos de teclado para pesquisar. Além disso, quaisquer erros de ortografia podem alterar a fórmula.

No caso de planilhas financeiras, erros de ortografia podem alterar cálculos importantes. Quando o cálculo precisa ser preciso, isso pode ser um grande erro, resultando assim em alguns casos de prejuízos financeiros.

As planilhas são arquivos de computador e podem ficar pesadas, ou seja, ficam mais lentas e começam a travar. Essa documentação é bastante complicada para usuários que não conhecem recursos avançados. Aqui está um resumo das desvantagens:

  1. Difícil de operar
  2. Fórmulas complexas
  3. Análise complexa de longo prazo
  4. Leve o seu tempo
  5. Problemas de travamento

Para produzir documentação com recursos avançados, é necessário conhecimento de linguagens de programação.

Os usuários que desejam trabalhar com os devidos recursos mais complexos devem usar a linguagem VBA (Visual Basic for Applications) proprietária da Microsoft.

Como vimos, o uso de planilhas apresenta vantagens e desvantagens. O que você deve fazer é procurar outras alternativas. Hoje, existem muitas opções de ferramentas de tecnologia.

Outras soluções de gestão empresarial

As planilhas não estão fora de alcance, por assim dizer. No entanto, diversas pessoas preferem as demais soluções para gerenciar as suas empresas. Por conta disso, existem diversos softwares de gestão empresarial no mercado.

Há também vantagens e desvantagens no gerenciamento de aplicativos. A escolha é de cada um. Algumas empresas preferem planilhas, já outras preferem aplicativos.

No entanto, contar com apenas um sistema de gestão não é bom. Outras alternativas para o controle financeiro do dia a dia e outras tarefas estão cada vez melhores.

Armazenar informações na nuvem é comum hoje em dia, e manter tudo online pode evitar a perda de arquivos. Até a própria caixa de correio do Google, o Gmail, já possui um serviço de armazenamento de informações, o Google Drive.

O serviço do Google tem uma versão gratuita e a versão paga. Além do Google Drive, One Drive e Dropbox fazem o mesmo recurso de armazenamento de arquivos.

É possível contratar programadores para criar programas. Porém, esta opção costuma ser com um preço muito elevado e pode apresentar alguns problemas se os profissionais não forem bons.

Softwares de controle financeiro

Com a ajuda de computadores e smartphones, a variedade de softwares de gestão só aumentará. Dentro do mercado, há empresas especializadas em programas e aplicativos para gerenciar tudo na empresa.

Do controle financeiro ao controle de estoque e até o gerenciamento do envio de orçamentos, esses sistemas simplificam o dia a dia e mantêm seus dados seguros em servidores na nuvem. Muitas vezes, esses softwares têm a opção de uma avaliação gratuita sem compromisso e uma baixa taxa de assinatura mensal.

As empresas comerciais costumam fazer uso intenso de sistemas de gerenciamento de comércio eletrônico. Evitando assim a necessidade de monitorar as devidas vendas e utilizar assim os leitores de código de barras nos caixas.

Já para as pequenas empresas, o uso de programas gratuitos é altamente viável. Evitando assim os possíveis gastos e a falta de controle dentro da missão da empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.

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