Quantas vezes você terminou o seu dia com aquela sensação de missão não cumprida? Você se propôs a fazer muitas coisas e no fim não fez metade. Colocou uma meta de tarefas para a equipe e ela não foi batida? Sabe o que pode ajudar? Um planner mensal!
A gestão de tarefas apresenta inúmeros desafios, afinal desorganização não combina com produtividade, por isso, proporcione um ambiente produtivo e engajado para você e seu time.
O Planner Mensal é um organizador de tarefas ou atividades que precisam ser realizadas dentro de um mês específico. Nele, você consegue rapidamente visualizar todas as semanas do mês e seus dias e assim distribuir tarefas para si mesmo ou para sua equipe.
Agora você vai entender como montar um Planner Mensal, fazendo uma correta gestão de tempo para trazer mais produtividade para você e sua equipe.
Como montar um Planner Mensal Online?
O planner é uma ferramenta útil para tarefas pessoais e profissionais, além disso pode ser muito bem aproveitado para organizar as tarefas de uma equipe.
Independente do modo que você deseja usar, o ideal é que ele esteja no ambiente online. Os motivos são inúmeros:
- pode ser facilmente compartilhado com qualquer membro da equipe;
- o acesso pode ser feito simultaneamente por várias pessoas;
- ele está com você em qualquer lugar;
- se alguém propor um compromisso, você pode consultá-lo rapidamente.
Você deve estar se perguntando “Ok, mas onde vou montar meu planner online, colaborativo e compartilhável?”
Você pode usar o Modelo de Planner Mensal da Miro, ele é fácil de usar, intuitivo e está pronto para ser customizado de acordo com a sua necessidade ou do seu time. Ah, e não podemos esquecer, você pode usar a ferramenta gratuitamente.
Abra o modelo e acompanhe as dicas para montar o seu!
3 dicas para montar seu Planner Mensal
- Faça uma lista
Esse passo e o próximo devem ser feitos antes de você começar o seu Planner Mensal. Primeiramente você deve listar todas as tarefas que você tem para realizar ou as que a sua equipe precisa executar no mês que está por vir.
Não deixe nada de fora, se tem algum projeto que precisa continuar ou começar coloque, além disso não deixe de considerar tarefas rotineiras e que pareçam sem importância ou urgência, afinal elas também consomem tempo.
Por falar em tempo, vamos para o próximo passo.
- Estime o tempo
O grande problema de muitas listas de tarefas que são feitas por aí e deixam de ser concluídas é justamente não considerar o tempo que cada atividade leva para ser efetuada.
Sem saber o tempo que cada tarefa consome, dificilmente você conseguirá distribuir as suas tarefas e da sua equipe de forma justa e eficiente.
Por isso, na sua lista de tarefas estime o tempo que cada tarefa leva para ser executada, sempre considerando imprevistos, afinal interferências acontecem o tempo todo!
Como estimar o tempo de cada atividade?
Um Planner Mensal apertado, sem intervalos e tempo para imprevistos é um planner que não será cumprido, então faça uma estimativa simples.
Se uma tarefa leva cerca de 15 minutos para ser concluída, considere meia hora. Se ela leva 30 minutos, considere uma hora. E assim sucessivamente.
Por que considerar o dobro do tempo?
Principalmente quando falamos em distribuir o trabalho para uma equipe, devemos pensar: queremos máquinas executoras? Ou colaboradores pensantes que capricham e melhoram aquilo que estão fazendo?
Para que a melhoria seja contínua dentro do seu setor, você precisa fornecer tempo para que as pessoas possam pensar, criar e propor.
- Distribua as tarefas
Chegou a hora de preencher o seu Planner Mensal, e para isso não há segredo! Você precisa considerar as horas disponíveis que tem no dia, o tempo de cada tarefa e distribuí-las de acordo com a sua prioridade.
Exemplo de planner pessoal e profissional
No seu Planner Mensal pessoal você deve primeiramente distribuir as tarefas rotineiras, como por exemplo levar o filho na escola. Se você faz isso todos os dias, coloque no planner.
Nos dias em que seu filho não tiver aula, você poderá encaixar outra atividade no horário. Para academia diária e supermercado uma vez na semana, vale o mesmo raciocínio.
Na hora de se organizar para o trabalho, não basta apenas colocar o horário de trabalho, mas também as tarefas que precisa realizar no dia, de acordo com a lógica de tempo que já explicamos aqui.
Não tem problema misturar pessoal com profissional? De forma nenhuma, com um planner mensal completo, você sentirá o seu dia organizado e produtivo como um todo, isso tornará mais fácil desempenhar suas inúmeras funções.
Exemplo de planner para equipe
Quando existem muitas pessoa desenvolvidas o nível de organização deve ser maior, então o ideal é que se criem categorias de tarefas, como na imagem abaixo:
Uma outra opção é: em vez de categorizar por tipo de tarefa, colocar o nome de cada membro da equipe, assim ele saberá que a tarefa está atribuída a ele.
A lógica para distribuir as tarefas segue a mesma:
- respeite a carga horária do time;
- conte com imprevistos;
- considere as atividades cotidianas, mesmo que sejam simples;
- deixe tempo para respiros.
Agora o mais importante: após atribuir as tarefas, converse com cada membro da equipe, veja se estão de acordo e se você esqueceu de considerar alguma particularidade de cada função.
Viu só como é fácil montar um Planner Mensal? Pegue o seu modelo e comece a se organizar agora mesmo!
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