O Kick Off é a oportunidade perfeita para alinhar todas as suas metas e facilitar a evolução do projeto. É o desejo de toda a sua equipe em um projeto determinado que seja definido, ou seja, não é evidente?
Mas, o que seria esse tal de Kick Off e como ele pode auxiliar no desenvolvimento de sua empresa? Ele nada mais é do que o pontapé inicial para o seu projeto! Essa é uma etapa estratégica, bastante importante para garantir a viabilidade de alcançar o que tanto deseja.
Atualmente, o Kick Off é não pedir formular em alguma etapa do processo. Por conta de seus benefícios, não só a fadiga, como atrasos ou atrasos em seus benefícios, estresse diários que podem ser também por vezes possíveis. Saiba mais sobre o Kick Off e comece essa prática agora mesmo!
O que é Kick Off?
O Kick Off pode ser definido como um encontro ou uma reunião inicial, realizada de forma prévia ao iniciar o seu. Essa discussão é responsável pela realização o de todas as ideias, metas, objetivos e estratégias para o projeto dar, e é feita entre todas as partes envolvidas, ou seja, com o cliente, com a equipe e com supervisor.
De forma resumida: se trata de uma fase prévia para o planejamento do seu projeto, onde sua estrutura é debatida, assim como as informações são alinhadas para evitar erros futuros. Assim, observamos a sua grande importância a longo prazo para o sucesso do seu plano.
Qual a importância do Kick Off?
Com uma grande importância a longo prazo para o seu projeto, o Kick Off é uma estratégia que garante o sucesso e que você consiga atingir todas as metas propostas, tanto pela sua equipe como pelo cliente. Saiba como encontrar clientes de qualidade com o CNPJ.Biz!
Nessa reunião inicial, vamos alinhar todas as informações do projeto entre as partes envolvidas, para evitar que haja problemas futuros, ou seja, atrasos e até mesmo o fracasso de toda a obra, como resultado desta falta de planejamento.
Benefícios do Kick Off
Através da sua importância, podemos perceber os benefícios de se realizar uma reunião prévia ao início do seu projeto. Esse encontro é literalmente a salvação, e é uma das garantias de que o seu projeto vai atingir o sucesso: afinal, aqui vamos elaborar todo um plano de ação, alinhar as informações e garantir que tudo aconteça conforme o desejado.
Inúmeros estudos mostram que parte dos projetos de grandes empresas do mercado fracassam justamente pela falta do Kick Off. Nessa ausência, observamos que em seu andamento há uma comunicação inadequada, trocas constantes de objetivos, informações que não são confiáveis e falta de prioridade nos objetivos estabelecidos.
Características da reunião Kick Off
Para uma reunião de Kick Off surtir o efeito desejado, é preciso que ela tenha uma estrutura padrão. Essa arquitetura tem oito etapas, que são extremamente importantes para fazer com que o alinhamento ocorra da melhor forma possível.
O importante mesmo é saber colocar na mesa todas as pautas relevantes ao projeto, assim como as informações necessárias, os objetivos e as metas para que tudo seja alinhado e que o projeto obtenha o sucesso que merece.
Estrutura da reunião Kick Off
Um exemplo de estrutura para a reunião de Kick Off envolve oito etapas distintas, entretanto, vale lembrar e enfatizar que essa arquitetura não é algo fixo. Ou seja, é apenas uma forma de organizar as suas ideias para que elas fiquem expostas corretamente e de forma clara.
É necessário que você entenda apenas como formar o documento e adaptar ele para a realidade da sua empresa e do seu projeto. Além disso, esse exemplo é apenas uma forma para que você se inspire e aplique na sua rotina.
As oito etapas do processo de Kick Off são: introdução, objetivos, metas, planejamento, divisão das funções, colaboração, próximos passos e questionamentos.
Introdução Kick Off
Esse é o momento inicial da nossa reunião, onde apresentamos todas as partes envolvidas no projeto e criamos uma conexão entre todos os membros presentes. Dessa forma, fazemos também com que um confie no outro para dar início e continuidade ao projeto.
Objetivo Kick Off
Depois de introduzirmos todos os membros presentes no projeto, estabelecemos quais são os motivos de sua criação e o quanto ele é importante para a empresa. As informações aqui devem ser transmitidas de forma clara e objetiva, de maneira que todos os envolvidos compreendam cada detalhe.
Escopo e meta do projeto Kick Off
Já no escopo, elaboramos um rascunho do plano de ação e, de certa forma, uma arquitetura para atingir todas as metas estabelecidas inicialmente. Procure descrever todas as demandas que precisam ser atendidas naquele momento, de acordo com a prioridade de cada uma.
Planejamento e estratégia Kick Off
Aqui, pegamos o escopo e o rascunho do projeto para descrevermos e analisarmos a melhor forma para alcançar os objetivos definidos. Ao se utilizar o rascunho como base, temos um projeto que se inicia completamente organizado e com uma boa estrutura para ser finalizado no tempo proposto.
Responsabilidades das funções
Então, definimos quais são as respectivas equipes responsáveis por cada uma das funções presentes nas diferentes etapas do projeto. É extremamente importante que se tenha cuidado nessa etapa, para dividir bem as funções e não sobrecarregar ninguém de forma que afete sua produtividade.
Colaboração e comunicação da equipe
Nessa etapa, apenas definimos como cada membro da equipe colabora com o projeto e em como sua comunicação influencia o andamento dele. Definimos como os membros da equipe podem trabalhar de maneira mais certeira e marcamos reuniões para manter a qualidade do projeto.
Confirmação que cada participante sabe qual seu próximo passo no projeto
Por fim, a etapa mais simples do Kick Off chegou! Aqui, apenas confirmamos se cada membro das equipes sabem quais são suas respectivas funções e o que eles irão fazer futuramente no projeto. Todos devem estar alinhados e sem dúvidas.
O que é necessário para uma reunião Kick Off de sucesso?
Por mais que a gente tenha uma estrutura inicial para elaborar uma reunião Kick Off de qualidade e garantir o sucesso do projeto, há outros elementos que, quando presentes na reunião, são fundamentais para garantir sua excelente qualidade.
Esses elementos, no geral, servem para tornar o Kick Off uma dinâmica mais fluida e constante, onde os membros ganhem confiança no projeto e em suas respectivas etapas, de forma que cumpra todas as metas estabelecidas.
Recursos visuais
Um elemento essencial são os recursos visuais, ou seja, o uso de slides elaborados com todos os tópicos que serão abordados na reunião. Assim, a reunião de Kick off se torna mais atrativa e de fácil compreensão a todos os envolvidos.
Clareza de informações
Caso as informações não sejam repassadas nem alinhadas de forma objetiva e bem clara, os participantes certamente ficarão em dúvida de como prosseguir e isso prejudicará o futuro do projeto. Por isso, procure sempre passar as informações de forma clara.
Informações documentadas
Todas as informações e tópicos abordados dentro da reunião devem ser documentadas em pautas e devidamente registradas. Assim, nenhum dado importante é perdido e o projeto consegue prosseguir conforme necessário.
Finalização do Kick Off motivacional
O maior erro é imaginar que a finalização da reunião de Kick Off é feita através de uma sessão de perguntas e respostas. Pelo contrário, nós devemos motivar nossa equipe a dar o melhor de si para sempre ter bons resultados.
Elaborar uma reunião de melhor Off previamente a um projeto é a sua forma para alinhar suas metas, objetivos e como estratégias de Kick, de forma que o sucesso do seu projeto garantido. Está esperando o quê? Adote essa estratégia e observe suas vantagens em sua empresa!
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