Se você já emitiu ou recebeu uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), provavelmente se deparou com um documento chamado DANFE. Mas afinal, o que é o DANFE e qual a sua importância no processo fiscal?
Neste artigo, vamos explorar detalhadamente o que é o DANFE, suas funções, as informações que ele contém e como emiti-lo corretamente.
A digitalização dos processos fiscais trouxe inúmeras vantagens para empresas e consumidores, como agilidade, segurança e redução de custos. A NF-e é um exemplo claro dessa evolução. No entanto, mesmo sendo um documento digital, em muitas situações é necessário apresentar uma versão física que represente a NF-e: é aí que entra o DANFE online.
Compreender o que é o DANFE e como emiti-lo corretamente é fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas durante o transporte de mercadorias.
O que é DANFE e qual sua função?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e. Ele não possui validade jurídica por si só, mas serve como um facilitador para o trânsito de mercadorias e para a consulta da NF-e.
Funções principais do DANFE:
- Acompanhar o transporte de mercadorias: O DANFE deve estar presente junto à carga durante o transporte, permitindo que fiscais verifiquem as informações da NF-e de forma rápida.
- Facilitar a consulta da NF-e: O DANFE contém a chave de acesso da NF-e, um código de 44 dígitos que permite a qualquer pessoa consultar a nota fiscal eletrônica no portal da Secretaria da Fazenda.
- Auxiliar na escrituração fiscal: Para empresas que recebem mercadorias, o DANFE serve como base para a escrituração fiscal, facilitando o registro das operações.
É importante destacar que o DANFE não substitui a NF-e. A NF-e é o documento fiscal oficial, armazenado digitalmente e assinado com certificado digital. O DANFE é apenas uma representação física dessa nota.
Quais informações constam no DANFE?
O DANFE deve conter informações essenciais que permitam a identificação e a verificação da operação comercial. Entre os principais dados presentes no DANFE, destacam-se:
- Chave de acesso: Código de 44 dígitos que identifica unicamente a NF-e.
- Dados do emitente: Razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual da empresa que emitiu a nota.
- Dados do destinatário: Informações da empresa ou pessoa física que está recebendo a mercadoria.
- Descrição dos produtos: Lista dos itens vendidos, com suas respectivas quantidades, valores unitários e totais.
- Valores totais: Soma dos valores dos produtos, impostos, frete e outros encargos.
- Código de barras ou QR Code: Facilita a leitura e a verificação da NF-e por meio de dispositivos eletrônicos.
Essas informações são padronizadas e devem seguir o layout estabelecido pela Receita Federal, garantindo uniformidade e clareza na apresentação dos dados.
Como emitir o DANFE corretamente na Nota Fiscal Eletrônica?
A emissão correta do DANFE é essencial para assegurar a conformidade fiscal e evitar problemas durante o transporte de mercadorias. A seguir, apresentamos um passo a passo para a emissão adequada do DANFE:
Passo 1: Utilize um sistema emissor de NF-e autorizado
Escolha um software emissor de NF-e que seja homologado pela Secretaria da Fazenda do seu estado. Esse sistema será responsável por gerar tanto a NF-e quanto o DANFE.
Passo 2: Preencha corretamente os dados da NF-e
Insira todas as informações necessárias na NF-e, como dados do emitente, destinatário, produtos, valores e impostos. Certifique-se de que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos corretamente.
Passo 3: Assine digitalmente e envie a NF-e para a SEFAZ
Após o preenchimento, a NF-e deve ser assinada digitalmente com um certificado digital válido e enviada para a Secretaria da Fazenda para validação.
Passo 4: Aguarde a autorização de uso
A SEFAZ analisará a NF-e e, se estiver tudo correto, concederá a autorização de uso. Somente após essa autorização é que o DANFE pode ser gerado.
Passo 5: Gere e imprima o DANFE
Com a autorização de uso em mãos, o sistema emissor gerará automaticamente o DANFE. Imprima-o em papel comum, preferencialmente em formato A4, e certifique-se de que todas as informações estejam legíveis.
Passo 6: Acompanhe a mercadoria com o DANFE
O DANFE deve acompanhar a mercadoria durante todo o transporte, estando disponível para apresentação em eventuais fiscalizações.
Seguindo esses passos, você garantirá a emissão correta do DANFE, evitando problemas fiscais e assegurando a legalidade das operações comerciais.
Dúvidas comuns e erros na emissão do DANFE
Mesmo com um processo bem definido, é comum surgirem dúvidas e erros na emissão do DANFE. Abaixo, esclarecemos algumas das principais questões:
É possível transportar mercadoria apenas com o DANFE?
Sim, o DANFE é o documento que deve acompanhar a mercadoria durante o transporte. No entanto, é fundamental que a NF-e correspondente tenha sido devidamente autorizada pela SEFAZ.
O que fazer se o DANFE for extraviado?
Caso o DANFE seja perdido ou extraviado durante o transporte, é possível reimprimi-lo a partir do sistema emissor da NF-e. É importante que o novo DANFE seja entregue ao transportador o mais rápido possível para evitar problemas em fiscalizações.
DANFE digital: é permitido?
O DANFE digital pode ser utilizado em algumas situações específicas, como em operações com destinatários que aceitam documentos eletrônicos. No entanto, para o transporte de mercadorias, é obrigatório que o DANFE esteja impresso e acompanhe fisicamente a carga.
Quais são os erros mais comuns na emissão do DANFE?
- Informações incorretas: Erros nos dados do emitente, destinatário ou produtos podem invalidar o DANFE.
- Chave de acesso errada: A chave de acesso deve corresponder exatamente à NF-e autorizada.
- QR Code ilegível: Certifique-se de que o código esteja nítido e possa ser lido por dispositivos eletrônicos.
- Layout fora do padrão: O DANFE deve seguir o modelo estabelecido pela Receita Federal.
Evitar esses erros é essencial para garantir a validade do DANFE e a conformidade das operações fiscais.
Conclusão
O DANFE é uma peça fundamental no processo de emissão e transporte de mercadorias no Brasil. Embora não tenha validade jurídica por si só, ele representa a NF-e de forma simplificada e é indispensável para a circulação de produtos.
Emitir o DANFE corretamente requer atenção aos detalhes e o uso de sistemas emissores confiáveis. Ao seguir os passos descritos neste artigo e evitar os erros comuns, sua empresa estará em conformidade com as obrigações fiscais e evitará transtornos durante o transporte de mercadorias.
Lembre-se sempre de manter-se atualizado sobre as legislações fiscais e buscar soluções tecnológicas que facilitem a gestão dos documentos fiscais. A correta emissão do DANFE é mais do que uma obrigação legal; é um passo essencial para a eficiência e segurança das operações comerciais.
Imagem: canva.com
